5 voordelen van management rapportering

De wettelijke verplichting om jaarlijks je cijfers neer te leggen wordt door veel ondernemers eerder als een last dan een lust gezien. Door enkele aanpassingen te maken in de manier waarop je omgaat met je cijfers kan je jouw boekhouding echter veranderen in een bron van inzicht. Een maandelijkse management rapportering die aangepast is aan de noden van jouw onderneming is een nuttig instrument om je beleid te sturen. In deze post geven we 5 redenen waarom jij een management rapportering nodig hebt. Vervolgens geven we enkele concrete tips hoe dit aan te pakken.

Voor we dieper in de voordelen van een management rapportering duiken geven we eerst de definitie van statutaire en management rapportering

Wat is een statutaire (boekhoudkundige) rapportering?

Statutaire rapportering is een wettelijke verplichting. Elk jaar moet je een jaarrekening neerleggen in een opgelegd formaat. Deze informatie kan dan geconsulteerd worden door externe stakeholders, zoals leveranciers of banken. Dit rapport bestaat voornamelijk uit een jaarlijkse resultatenrekeningen en een balans. Bij het opmaken van deze rapporten dien je wettelijk voorgeschreven regels te volgen.

Wat is een management rapportering?

Management rapportering is een niet verplichte rapportering, die het management team en andere interne stakeholders inzicht geeft op de prestaties van de onderneming. Het formaat van je rapporten en de perioden die je wenst weer te geven zijn volledig vrij te bepalen. Daarnaast kan je ook afwijken van de wettelijke opgelegde regels.

Vaak bevat management rapportering naast financiële ook operationele informatie. Zo schreven we eerder al een post over SaaS metrics die je zou kunnen opnemen in je management rapportering. In deze post spitsen we ons toe op het financiële aspect van een management rapportering.

5 voordelen van management rapportering

In deze post bespreken we een selectie van de talrijke voordelen van een goede management

1. Beter zicht op je prestaties - maak een aangepaste management rapportering
2. Vinger aan de pols - stuur sneller met maandelijkse rapportering
3. Een blik op de toekomst - vergeet je forecast niet
4. Cash is king - neem een cash flow statement op
5. Due diligence is coming - bereid je voor op potentiële investeerders

1. Beter zicht op je prestaties - maak een aangepaste management rapportering

De jaarrekening, die je verplicht jaarlijks dient neer te leggen, volgt een standaard formaat. Omdat elke onderneming uniek is, volstaat dit formaat niet om voldoende inzicht te bieden om als management je beleid hierop te sturen. Door je financiële prestaties in bepaalde segmenten - zoals regio, product of afdeling - op te delen, kan je deze beter analyseren.

Een productie onderneming zal bijvoorbeeld zijn omzet en cost of goods sold opdelen per type product. Als SaaS onderneming zal eerder zijn kosten per afdeling bijhouden (lees ook onze post over de SaaS P&L). Ook de definitie van de brutomarge zal voor beide ondernemingen anders worden ingevuld.

Daarnaast maakt het hanteren van een management rapportering het makkelijker om bepaalde metrics op te volgen. Zo kan bijvoorbeeld een brutomarge per product bereken. Of kan je kosten per afdeling gebruiken om specifieke metrics zoals de Customer Acquisition Cost te berekenen (lees hier meer over).

Een voorbeeld van management rapportering

Stel dat je een productie onderneming hebt. Je omzet is in 2019 van 100 naar 141 (41%) gestegen, en in 2020 naar 181 (+28%). De onderneming gebruikt de statutaire definitie van brutomarge en vermindert de omzet met de ‘kosten van handelsgoederen, grond- en hulpstoffen’ en de ‘kosten van diensten en diverse goederen’. Volgens deze definitie evolueerde de brutomarge op een van 43 naar 59 in 2019 (+37%), en naar 104 in 2020 (76%). De evolutie van het het brutomarge is dus heel verschillend dan die van de omzet. Het brutomarge % daalde eerste van 43% naar 42%, om vervolgens te stijgen naar 57%.

Aan de hand van de statutaire cijfers kan je de schommelingen niet verklaren. Daarom heb je aan je financiële rechterhand gevraagd om dit uit te spitten. Om je een beter inzicht te geven heeft hij de volgende wijzigingen aangebracht aan je resultatenrekening:

• de ‘kosten van diverse goederen en diensten’ zijn opgedeeld in kosten voor interim personeel en in ‘Overige kosten’. De onderneming maakt gebruikt van interim personeel om tijdelijke pieken in productie op te kunnen vangen.
• de ‘Personeelskosten’ zijn verdeeld in kosten van personeel dat in de productie ingezet is, en in overhead.
• de kosten van personeel ingezet in de productie is mee opgenomen in de brutomarge.
• de ‘Overige’ kosten worden niet meer mee in rekening genomen voor de berekening van de brutomarge.
• de omzet en de kosten die deel uitmaken van de brutomarge worden opgedeeld per product.

Aan de hand van dit managementrapport krijg je een beter inzicht in wat de schommelingen in je cijfers veroorzaakte. In 2018 verkocht je maar één product, waarop je 100 omzet en 47 (47%) brutomarge behaalde. De vraag naar Product 1 daalde naar 81 in 2020. Dit resulteerde in een brutomarge van 41 (50%). Het brutomarge % nam toe doordat er minder interim personeel -die duurder zijn dan personeel in dienst - ingezet moest worden in de productie.

In 2019 lanceerde je een nieuw product. De dalende vraag naar Product 1 is gecompenseerd door het lanceren van Product 2. Dit product heeft een lagere ‘goederen’ kost, namelijk 30% van de omzet (versus 45% voor Product 1), maar een hogere kosten voor ‘personeel en + interim’. Hierdoor is het brutomarge % van Product 2 in 2020 48% (versus 50% voor Product 1).

In 2019 bedroegen ‘kosten voor personeel + interim’ voor Product 1 32% van de omzet. Deze hoge kost is te verklaren door het inzetten van interim personeel om de plotse stijging in productie op te vangen en door de inefficiënties die gepaard gingen met het opstarten van de nieuwe productielijn.

Dankzij de managementrapportering krijg je een veel beter inzicht in de drijfveren van je resultaat, waardoor je beter je beleid kan sturen.

2. Vinger aan de pols - stuur sneller met maandelijkse rapportering

Wettelijk gezien moet je slechts een keer per jaar je balans en resultatenrekening opmaken. Om het beleid van je onderneming bij te sturen is het echter aangewezen om je resultaat periodiek op te volgen. Door vaker je cijfers te analyseren heb je de vinger aan de pols. Hierdoor kan je sneller bepaalde trends opmerken en daardoor sneller ingrijpen indien nodig.

Je kan zelf de periode waarvoor je management rapportering opmaakt kiezen. Omdat het afsluiten van cijfers bepaalde controles vereist (bvb. nagaan of er bepaalde voorziening opgezet moeten worden voor te ontvangen facturen, etc.) worden financiële gegevens typisch maandelijks opgemaakt. Sommige ondernemingen kiezen er ook voor om bepaalde kerncijfers, zoals de omzet, wekelijks of zelfs dagelijks op te volgen.

Veel ondernemingen zijn onderhevig aan seizoenaliteit. Een ijssalon zal in de zomermaanden meer omzet realiseren dan in de winter. Bij een verhuurder van skimateriaal zal dit omgekeerd zijn. Door je cijfers maandelijks te bekijken kan je sneller seizoenaliteit opsporen en hier operationeel rekening mee houden.

3. Een blik op de toekomst - vergeet je forecast niet

Je statutaire rapportering kijkt enkel naar het verleden. Om je onderneming goed te kunnen beheren is het nochtans levensnoodzakelijk om een zicht te hebben op de toekomst. Daarom kan je budget, forecasts en rolling forecasts opnemen in je management rapportering.

Door de gerealiseerde cijfer met je budget te vergelijken kan je het door jou vooropgestelde plan toetsen aan de realiteit. Uit een analyse van de verschillen kan je assumpties die je genomen hebt bij de opmaak van je budget in vraag stellen. Deze informatie kan vervolgens gebruiken om je forecast bij te sturen.

Een goed opgesteld management rapport sluit nauw aan de operationele logica van je onderneming. Daarom maakt dit het formaat het ook makkelijker om je forecasts op te maken. Door je forecast op te delen in logische blokken kan je makkelijker de voornaamste drivers van je resultaat identificeren, die je vervolgens in input kan gebruiken voor het opmaken van je forecasts. Lees zeker ook onze eerdere post over budget, forecast en rolling forecast (Budget, forecast en rolling forecast).

4. Cash is king - neem een cash flow statement op

In eerdere posts wezen we al op het belang van een goed zicht op je cash flow (Runway en Operationele cash flow). Als je er niet in slaagt om voldoende cash te genereren zal je onderneming geen lang leven beschoren zijn.

Ook al maakt een cash flow statement geen onderdeel uit van de statutaire jaarrekening, geeft deze een goed inzicht in de mate waarin je onderneming erin slaagt om cash te genereren uit zijn activiteit. Daarnaast is het ook belangrijk om je investeringen in activa en financiële cash flow (bvb. leningen en intresten, etc) in het oog te houden, deze kunnen namelijk een grote invloed hebben op je cash flow.

5. Due diligence is coming - bereid je voor op potentiële investeerder

Het zou kunnen dat je bedrijf, om sneller te schalen, nood heeft aan externe investeerders zoals Venture Capital (VC) of Private Equity (PE) fondsen. Voor dergelijke partijen investeren in een onderneming, zullen ze deze eerst onder de loep nemen door middel van een due diligence. Je financiële resultaten zijn een aspect dat altijd aan bod komt in dergelijke procedure. Zowel je historische resultaten als je forecasten zullen worden uitgespit.

Om de analyse van de (potentiële) levensvatbaarheid of schaalbaarheid van je onderneming te maken hebben dit type investeerders meestal meer informatie nodig dan er in je statutaire cijfers vervat zit. Daarom vragen ze typisch bestaande rapporten op. Indien deze niet beschikbaar is, zal het opstellen van een dergelijke rapportering, ook voor historische cijfers, vaak een van de eerste vragen zijn. Het voor de hand hebben van een degelijke management rapportering zal naast het wekken van enig vertrouwen, je ook (vaak cruciale) tijd besparen.

Sommige investeerder leggen de ondernemingen in hun portfolio een bepaald management rapportering formaat op. Dit stelt hen in staat hun investeringen op en uniforme manier op te volgen.

Management rapportering: Hoe begin je eraan?

1. Denk op voorhand na over welke informatie je uit je rapportering wenst te halen. (Bijvoorbeeld de omzet of brutomarge per product of je kost per afdeling).
2. Bepaal welke producten, afdelingen of regio’s je op wenst te volgen.
3. Leg het formaat van je rapportering vast. Bepaal welke kosten deel uit maken van je brutomarge en welke kosten er deel uitmaken van je overhead, etc. Doe hierbij zeker wat onderzoek naar wat er gangbaar is in je sector.
4. Vertaal (samen met je accountant of financieel adviseur) deze rapportering in een boekhoudkundig rekeningschema. Je kan hiervoor analytische rekeningen (kostenplaats, kostendrager of project code) gebruiken indien beschikbaar, of aparte grootboekrekeningen definiëren.
5. Zorg dat facturen consistent geboekt worden volgens het gekozen rekeningschema. Communicatie met je boekhouder is hier essentieel. Ook je personeelskosten boek je in per afdeling. Stem met je sociaal secretariaat af hoe je dit het beste kan aanpakken. Meestal kan je sociaal secretariaat op de personeelsfiche een afdeling aangeven. Het gebruik van SODA files (België) kan deze boekingen automatiseren. Indien dit niet kan, kan je de loonstaten per personeelslid gebruiken om je kost per afdeling samen te stellen.
6. Maak je rapportering zo geautomatiseerd mogelijk (op basis een detail van al je boekhoudkundige transacties), zo bespaar je tijd en voorkom je fouten. Gebruik hiervoor aangepaste tools, zoals Monitr, die je tijd besparen en fouten voorkomen.

‍