Zero-based budgeting: de ultieme gids voor kleine- en middelgrote bedrijven

Zero-based budgeting is niet zomaar een modewoord; het is een krachtig instrument dat elk bedrijf kan transformeren. Hoewel het vaak wordt geassocieerd met grote ondernemingen, kunnen juist kleine en middelgrote bedrijven er aanzienlijke voordelen uit halen. In dit uitgebreide artikel onthullen we hoe de principes van zero-based budgetting je kan helpen bij het optimaliseren van je bedrijfsstrategie, het beheersen van kosten en het realiseren van je doelen, ongeacht de omvang van je organisatie.

Wat is zero based budgeting?

Zero based budgeting is een financiële voorspellingsmethode die een radicale verschuiving inhoudt ten opzichte van meer traditionele budgetteringspraktijken. In plaats van eenvoudigweg het vorige jaarbudget als uitgangspunt te nemen en aanpassingen te maken op basis van inflatie of strategische veranderingen, begint deze methode elk budgetteringsproces vanaf nul. Dit betekent dat elke uitgave, hoe klein ook, moet geëvalueerd en gerechtvaardigd worden voordat deze wordt opgenomen in het nieuwe budget.

Voor grote ondernemingen bekent betekent dit in de praktijk dat afdelingen en teams hun budgetaanvragen moeten onderbouwen. Ze moeten aantonen waarom een bepaalde uitgave noodzakelijk is en hoe deze bijdraagt aan de algemene bedrijfsdoelstellingen. Dit vereist bijkomend een diepgaande analyse van alle kostencomponenten, van salarissen en operationele kosten tot investeringen in nieuwe projecten. Het resultaat is: een budget dat nauw aansluit bij de strategische doelen van de organisatie, in plaats van simpelweg een iteratie van het budget te zijn van het vorige jaar.

Tevens helpt het ook om 'budgetinflatie' te voorkomen, een veelvoorkomend fenomeen waarbij afdelingen hun budgetten opgebruiken uit angst dat ongebruikte fondsen in het volgende jaar worden afgesneden. Het is een methode die zowel discipline als strategische afstemming vereist, maar de voordelen op het gebied van kostenbesparing en efficiëntie zijn aanzienlijk.

Hoe verschilt zero based budgeting van traditionele methoden?

Traditionele methode

In een traditionele budgetteringsmethode wordt vaak uitgegaan van het budget van het voorgaande jaar, als basis voor het nieuwe budget. Dit wordt dan aangepast op basis van inflatie, verwachte groei of andere strategische overwegingen.

1. Basis voor nieuw budget: Uitgangspunt is het budget van het voorgaande jaar.
2. Aanpassingen: Budget wordt aangepast op basis van inflatie, verwachte groei of andere strategische factoren.
3. Tijdsinvestering: Over het algemeen sneller en minder arbeidsintensief.
4. Nauwkeurigheid: Kan leiden tot een minder nauwkeurige toewijzing van middelen.
5. Relevantie: Houdt vaak geen rekening met veranderende bedrijfsomstandigheden of -doelen.
6. Efficiëntie: Potentieel risico op inefficiënties en verspilling.

Hoewel dit een snellere en een minder arbeidsintensieve methode kan zijn, leidt het vaak tot een minder nauwkeurige toewijzing van middelen. Het houdt geen rekening met veranderende bedrijfsomstandigheden of -doelen, en kan leiden tot inefficiënties en verspilling.

Zero based budgeting

Zero based budgeting daarentegen vereist dat elke uitgave vanaf nul wordt beoordeeld en gerechtvaardigd. Dit zorgt voor een veel grondigere evaluatie van de bedrijfsbehoeften en een meer strategische toewijzing van middelen. Het dwingt organisaties om kritisch na te denken over elke uitgave en hoe deze bijdraagt aan de bedrijfsdoelen. Dit resulteert in een budget dat veel meer in lijn is met de strategische doelen van de organisatie.

1. Basis voor nieuw budget: Elke uitgave wordt vanaf nul beoordeeld en gerechtvaardigd.
2. Aanpassingen: Budget wordt opgesteld op basis van grondige evaluatie van bedrijfsbehoeften.
3. Tijdsinvestering: Over het algemeen meer tijd en arbeid nodig voor een gedetailleerde planning.
4. Nauwkeurigheid: Leidt tot een meer strategische en nauwkeurige toewijzing van middelen.
5. Relevantie: Direct afgestemd op de huidige bedrijfsomstandigheden en -doelen.
6. Efficiëntie: Helpt inefficiënties en verspilling te minimaliseren.

Een ander belangrijk verschil is de betrokkenheid van het personeel in het budgetteringsproces. In een zero budget forecasting aanpak zijn teams en afdelingen veel meer betrokken bij het opstellen van hun eigen budgetten. Dit leidt tot een grotere verantwoordelijkheid en eigenaarschap, wat op zijn beurt weer kan leiden tot een efficiëntere uitvoering en beter beheer van middelen.

Zero-based budgeting voor kleine en middelgrote bedrijven

Voor kleine en middelgrote bedrijven is zero-based budgeting een essentiële strategie. Het dient niet alleen als een krachtige tool om kosten te beheersen, maar ook om bedrijfsstrategieën scherp af te stemmen. In plaats van te leunen op vorige budgetten, moedigt deze aanpak bedrijven aan om vanaf 'nul' opnieuw te beginnen. Dit proces helpt bij het opbouwen van budgetten en het in real-time vergelijken ervan. Wat er toe lijdt dat bedrijven op een efficiënte en overzichtekelijke  snel afwijkingen in hun maandelijkse of kwartaalbudgetten identificeren.

Tips voor kleine bedrijven:

1. Begin simpel: Als je nieuw bent met zero budget forecasting, begin dan met een enkele afdeling(en) of project(en).
2. Justificeer elke uitgave: Omdat je elk item in je budget vanaf nul opbouwt, zorg ervoor dat je elke uitgave kunt rechtvaardigen met betrekking tot je huidige bedrijfsdoelen.
3. Cashflow management: Simuleer je cashpositie in tijd en vergelijk in real-time je prestaties t.o.v. je vooropgesteld budget.

Monitr koppelt direct aan je huidige boekhoudsoftware, waardoor je met slechts enkele klikken actueel inzicht krijgt in hoe je prestaties zich verhouden tot je vooropgestelde budget. Dankzij de functie 'rolling forecast' kun je bovendien je financiële positie in real-time simuleren. Zo ben je altijd goed voorbereid en heb je een helder overzicht van wanneer er geld uitgaat en wanneer het binnenkomt.

Maar daar blijft het niet bij. Je krijgt ook toegang tot drie cruciale financiële overzichten: een balans, een resultatenrekening en een kasstroomoverzicht. Hiermee beschik je op elk moment over een compleet en accuraat beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf.

Tips voor middelgrote bedrijven:

1. Gebruik Software: Overweeg het gebruik van een software-oplossing zoals Monitr om het proces te stroomlijnen, vooral als je verschillende afdelingen en grotere budgetten hebt.
2. Maandelijkse Beoordeling: Met meer middelen en complexiteit komen meer variabelen. Overweeg een maandelijkse of zelfs wekelijkse herziening van je zero budget om het up-to-date te houden.
3. Scenario-analyse: Maak gebruik van Monitr's scenario-functies om de impact van verschillende zakelijke beslissingen in real-time te simuleren. Dit is vooral handig als je verschillende potentiële investeringen of strategieën overweegt.

Monitr haalt zorgvuldig gegevens uit zowel historische bronnen als actuele transacties. Hierdoor heb je altijd een gedetailleerd en actueel financieel overzicht. Maar er is meer: Monitr biedt verfijnde analysefuncties, zoals een personaliseerbare balans, resultatenrekening en cashflow statement, het gebruik van analytische assen en de mogelijkheid om je budget op basis van scenario's in real-time samen te stellen. Zo krijg je een grondig inzicht in zowel je inkomsten als je uitgaven.

Als kers op de taart integreert Monitr moeiteloos financiële data van verschillende bedrijfsentiteiten in één centraal platform, dankzij automatische intercompany eliminaties.

Hoe meet ik het succes van een zero-based budgeting strategie?

Het meten van het succes van een zero-based budgeting strategie kan op verschillende manieren worden benaderd. Hier zijn enkele concrete voorbeelden van hoe je dit kunt doen:

Kostenbesparing: Als je als doel hebt om de operationele kosten met 10% te verminderen, kun je de kosten voor en na de implementatie van zero-based budgeting vergelijken. Als je ziet dat de kosten met 12% zijn gedaald, dan heb je een duidelijke indicator van succes.

Efficiëntieverbetering: Stel dat een van jouw doelen is om de productiviteit van je team te verhogen. Je kunt de tijd die nodig is om bepaalde taken te voltooien meten en deze vergelijken met de tijd die nodig was voordat de strategie werd geïmplementeerd. Als taken sneller worden voltooid zonder verlies van kwaliteit, is dat een teken van verbeterde efficiëntie.

Bereiken van bedrijfsdoelstellingen: Als je je richt op het verhogen van de klanttevredenheid, kun je klanttevredenheidsscores of Net Promoter Scores (NPS) gebruiken om het succes van je zero-based budgeting strategie te meten. Als je merkt dat deze scores zijn verbeterd na de implementatie, dan is dat een positieve indicator.

KPI's (Key Performance Indicators): Je kunt specifieke KPI's instellen die relevant zijn voor jouw organisatie, zoals omzetgroei, klantacquisitiekosten, of medewerkerstevredenheid. Door deze KPI's te meten voor en na de implementatie van zero-based budgeting, kun je de effectiviteit van de strategie beoordelen.

ROI (Return on Investment): Bereken de ROI door de totale besparingen of inkomsten die zijn gegenereerd door de implementatie van zero-based budgeting te delen door de totale kosten van de implementatie. Een positieve ROI zou een indicator zijn van een succesvolle strategie.

Welke financiële KPI’s kan je gebruiken voor een zero-based budgeting strategie?

Budget Variance: Meet het verschil tussen het geplande budget en de werkelijke uitgaven. Een lagere variantie duidt op een nauwkeuriger budget.

‍

‍Kostenbesparingen: Bereken de gerealiseerde kostenbesparingen als gevolg van de implementatie van ZBB. Dit kan worden gemeten als een percentage van de totale kosten of in absolute termen.

‍

Return on Investment (ROI): Meet de winstgevendheid van de geïnvesteerde middelen in verschillende projecten of afdelingen.

‍

Operationele Kosten als Percentage van de Omzet: Geeft inzicht in hoe efficiënt een bedrijf zijn operationele activiteiten uitvoert in verhouding tot de gegenereerde inkomsten.

‍

EBITDA Margin: Meet de operationele winstgevendheid van het bedrijf door het Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization (EBITDA) als een percentage van de totale omzet te berekenen.

‍

‍Netto Winstmarge: Geeft inzicht in hoeveel van elke verdiende euro als winst overblijft na aftrek van alle kosten.

‍

Liquiditeitsratio’s: Zoals de current ratio en quick ratio, die de financiële gezondheid en het vermogen van het bedrijf om aan zijn korte termijn verplichtingen te voldoen, meten.

‍

‍

Door deze verschillende metrics en indicatoren te gebruiken, krijg je een uitgebreid beeld van hoe succesvol je zero-based budgeting strategie is geweest. Het is ook belangrijk om deze metingen periodiek te herhalen om de langetermijneffecten van de strategie te evalueren.

Wat is het verschil tussen zero-based budgeting en zero-based forecasting

Zero-based budgeting (ZBB) en zero-based forecasting zijn financiële instrumenten die beginnen vanaf een 'nulpunt'. ZBB focust op het jaarlijks opnieuw opbouwen van het budget, waarbij elke uitgave wordt gerechtvaardigd. Zero-based forecasting, daarentegen, is een flexibeler proces dat gebruikmaakt van 'rolling forecasts' om financiële prognoses continu bij te werken.

Zero-based budgeting (ZBB)

In tegenstelling tot traditioneel budgetteren, vereist ZBB dat afdelingen elk jaar alle uitgaven rechtvaardigen, alsof ze nieuw zijn. Deze grondige aanpak kan inefficiënties blootleggen en tot significante kostenbesparingen leiden.

Zero-based forecasting (ZBF)

Zero-based forecasting verschilt van ZBB door zijn flexibiliteit en aanpasbaarheid. Het maakt gebruik van rolling forecasts om budgetten en verwachtingen bij te stellen op basis van actuele informatie. Hierdoor kunnen organisaties snel reageren op veranderende omstandigheden zonder vast te zitten aan een verouderd jaarbudget.

1. Flexibiliteit: Door gebruik te maken van rolling forecasts, kunnen organisaties snel inspelen op nieuwe informatie of veranderende marktomstandigheden.
2. Real-time aanpassingen: Deze aanpak maakt het mogelijk om budgetten en financiële plannen te actualiseren zodra nieuwe gegevens beschikbaar komen, in plaats van te wachten op een nieuwe budgetcyclus.
3. Verbeterde besluitvorming: Actuele en dynamische forecasts stellen managementteams in staat om meer geïnformeerde beslissingen te nemen.
4. Proactief beheer: De mogelijkheid om snel aan te passen aan veranderingen betekent dat organisaties proactiever kunnen zijn in hun strategische planning en risicobeheer.
5. Kostenbeheersing: Hoewel het doel verschilt van zero-based budgeting, kan de continue focus op actuele gegevens ook inefficiënties en overbodige kosten aan het licht brengen.
6. Optimale resource allocatie: Door het regelmatig bijwerken van forecasts kunnen middelen en inspanningen worden toegewezen aan de meest urgente of rendabele activiteiten.
7. Minder ruis: Doordat het proces zich concentreert op actuele gegevens en aanpasbare perioden, worden irrelevante of verouderde informatie en aannames geëlimineerd uit de financiële planning.

Wat is de link met Monitr en zero based forecasting (ZBF)

Binnen Monitr heb je uitgebreide mogelijkheden voor financiële planning, inclusief een focus op zero-based budgeting. Of je nu je huidige cijfers wilt extrapoleren of ervoor kiest om je budget elk jaar volledig terug op te bouwen vanaf nul, met Monitr kun je eenvoudig je kostenstructuur specifiek opdelen per departement of per locatie.

Daarnaast biedt het platform je de mogelijkheid om entiteiten te consolideren, je budget operationeel en in real-time bij te sturen met live data en een operationele balans, resultatenrekening en cashflow statement individueel in te richten op maat van je bedrijf.

Stel zelf je budget samen en vergelijk het in real-time

Monitr biedt je drie keuzes voor je financiële planning: je huidige cijfers als uitgangspunt nemen, vanaf nul beginnen met een fris budget, of kiezen voor een hybride combinatie. Elk bedrijf heeft zo de vrijheid om hun prestaties in real-time en op een betrouwbare manier te vergelijken met hun vooropgestelde budget. Daarnaast biedt Monitr de mogelijkheid om met 'what-if'-scenario's de gevolgen van strategische beslissingen te simuleren, of dat nu op de lange of korte termijn is, in een rapport, of met betrekking tot de cashflow. Bekijk de interactieve demo

Diepgaande analysemogelijkheden 

Bovendien kun je binnen Monitr gebruikmaken van analytische gegevens, zoals kostenplaatsen, kostendragers en projecten. Dit geeft jou de mogelijkheid om kosten te analyseren per afdeling, vestiging, team en andere parameters, waardoor je een dieper inzicht krijgt in jouw financiële gegevens. Bekijk de interactieve demo

Rapporten en snelle identificatie van afwijkingen

Naast de budgetteringsmogelijkheden biedt Monitr ook uitgebreide analysemogelijkheden, waaronder drie verschillende soorten rapporten: de actuals, de forecast en de delta-weergave. De delta-weergave is bijzonder nuttig omdat het verschil aangeeft tussen jouw werkelijke cijfers (actuals) en de voorspelde cijfers (forecast). Dit helpt jou om snel afwijkingen te identificeren en corrigerende maatregelen te nemen. Bekijk de interactieve demo

Rolling Forecast, scenario's en zero budgeting

Een 'rolling forecast' is een flexibele vorm van budgettering waarbij het budget voortdurend wordt bijgewerkt. Monitr biedt niet alleen deze mogelijkheid, maar stelt je ook in staat om verschillende financiële scenario's te simuleren. Zo kun je in real-time de impact van financiële beslissingen op je cashflow vergelijken. Dit voegt een extra laag van flexibiliteit en inzicht toe, wat van onschatbare waarde is bij zero budget forecasting. Hierdoor kun je je budget niet alleen up-to-date houden, maar ook de beste keuzes maken op basis van gedetailleerde simulaties. Bekijk de interactieve demo