Personeelskosten budgetteren: hoe begin je eraan?

Het personeel maakt voor veel bedrijven het leeuwendeel van kosten uit. Toch hebben ondernemers het vaak moeilijk om deze correct in te schatten, omdat naast het brutoloon nog verschillende andere elementen vervat zitten in de werkgevers kost. Lees in deze blog waarom en hoe je best een forecast opmaakt van je personeelskosten.

Wat is de loonkost van je personeel?

Naast het brutoloon bevat de loonkost nog enkele andere componenten, zoals de werkgevers bijdrage voor de sociale zekerheid, vakantiegeld, eindejaarspremies en extralegale voordelen. We zetten ze even op een rijtje.

Brutoloon

Het brutoloon is de vergoeding die je overeenkomt met je werknemer voor zijn tewerkstelling. Dit is echter niet wat er op zijn rekening komt. Om het nettoloon te bekomen dient dit nog verminderd te worden met de werknemersbijdragen voor de sociale zekerheid en de bedrijfsvoorheffing.

Sociale zekerheidsbijdragen werkgever

Bovenop het brutoloon moet je als werkgever bijdragen betalen aan de sociale zekerheid. Deze bestaan in België uit een basisbedrag (c. 25% van het brutoloon voor bedienden) en bijzondere bijdragen. Daarnaast zijn er ook verminderingen voorzien voor o.a. de eerste werknemers die een bedrijf aanneemt en bepaalde doelgroepen.

Vakantiegeld

Vakantiegeld bestaat in België uit enkel en dubbel vakantiegeld. Enkel vakantiegeld omvat het loon dat doorbetaald is tijdens vakantiedagen. Dubbel vakantiegeld is een aanvullende vergoeding. De regeling voor vakantiegeld is anders voor arbeiders en bedienden.

Bedienden

Voor bedienden bevat het enkel vakantiegeld het loon dat doorbetaald is tijdens vakantiedagen.

Het dubbel vakantiegeld komt overeen met 92% van het brutoloon. De uitbetaling is normaal bij het opnemen van hun hoofdvakantie, maar om praktische redenen betalen de meeste werkgevers dit uit in mei of juni.

Een werknemer bouwt zijn dubbelvakantiegeld op in de twaalf maanden die vooraf gaan aan het jaar van het opnemen van de hoofdvakantie.

Arbeiders

Het vakantiegeld (enkel en dubbel) voor arbeiders wordt uitgekeerd door de rijksdienst voor jaarlijkse vakantie en dus niet door de onderneming zelf.

Eindejaarspremie

Een eindejaarspremie of 13e maand is een extra maandloon dat uitgekeerd wordt in december. Of een werknemer al dan niet recht heeft op een eindejaarspremie is bepaald in CAO's. Vele CAO’s bepalen een volledig extra maandbedrag als eindejaarspremie.

Extralegale voordelen

Naast de bovenstaande vergoedingen kan een werkgever bepaalde extralegale voordelen toekennen aan zijn personeel zoals:

• Bedrijfswagen en tankkaart
• Maaltijdcheques
• Vergoedingen voor telewerk
• Een smartphone met abonnement, etc.

Hoe er rekening mee dat niet al deze zaken volledig fiscaal aftrekbaar zijn, neem voor bedrijfswagens bijvoorbeeld de niet-aftrekbare BTW op als kost.

Waarom is de uitbetaling van personeelskosten niet gelijkmatig verdeeld over het jaar?

De uitbetaling van dubbel vakantiegeld en de eindejaarspremie zorgen ervoor dat de uitbetaling van de loonkost niet gelijkmatig verdeeld is over het jaar. Dit maakt het voor ondernemers complex om hun cash flow correct te voorspellen.

Vakantie geld en eindejaarspremie spreiden in budget, maar niet in boekhouding

Vaak zie je dat ondernemingen in hun budgetten en prognoses de personeelskosten gelijkmatig spreiden over het jaar (inclusief vakantiegeld en eindejaarspremie) en geen rekening houden met uitgaande kasstromen bij de uitbetaling van het vakantiegeld en de eindejaarspremie. Maar in de boekhouding worden de kosten voor vakantiegeld en eindejaarspremie slechts opgenomen op het moment dat die uitbetaald worden. Dit zorgt ervoor dat je tijdens het jaar een foute inschatting maakt van de te verwachten cash flow.

Stel dat je een consultancy onderneming bent. Je hebt één werknemer met een brutoloon van 3.500 EUR. De totale kost van deze is 60.900 EUR per jaar of 5.075 EUR per maand.

Bij het opmaken van mijn budget heb ik de gemiddelde maandelijkse kost doorgetrokken over de maanden heen. Ik verwacht dat deze werknemer me 10.000 EUR omzet per maand zal opbrengen, en dus een bruto marge zal genereren van 59.100 EUR.

In mijn boekhouding leg ik echter geen provisie aan voor het vakantiegeld en de eindejaarspremie. Omdat ik enkel het uitbetaalde loon opneem in mijn kosten heb ik in alle maanden, met uitzondering van mei en december, een kost van 4.375 EUR.

Als ik een forecast maak door de gerealiseerde cijfers (actuals) voor januari tot april aan te vullen met het budget bekom ik een bruto marge (en cash flow) van 61.900 EUR. Ik schat mijn cash flow dus 2.800 EUR hoger dan de realiteit, wat onvoorziene liquiditeitsproblemen kan veroorzaken.

Kosten worden niet gespreid

Een andere fout die veelvoorkomend is, is het niet spreiden van de kosten in de resultaten rekening. Wat zorgt voor een vertekening van het resultaat.

In het onderstaande voorbeeld worden in het budget personeelskosten opgenomen op de moment van de uitbetaling. Ondanks het feit dat de opbrengst van de werknemer stabiel blijft doorheen het jaar is er toch een schommeling in de bruto marge van 13% in december tot 56% in andere maanden. Als ik enkel de resultaten van de eerste 4 maanden zou beoordelen zou ik de bruto marge overschatten.

Je personeelskosten correct forecasten

Om bovenstaande fouten te vermijden boek je best een maandelijkse provisie voor je vakantiegeld en eindejaarspremie in je boekhouding. In je budget spreid je de kosten over de maanden en voorzie je ook een wijziging in de provisie van vakantiegeld en eindejaarspremie. Deze wijziging bereken je als volgt:

Wijziging provisie vakantiegeld en eindejaarspremie = de maandelijkse kost - verwachte uitgaande kasstroom in de maand

De verwachte uitgaande kasstroom bevat de uitbetaling van het loon, maar ook die van het vakantiegeld en de eindejaarspremie.

In het onderstaande voorbeeld zie je hoe dit resulteert in een bruto marge die gelijkmatig verdeeld is doorheen het jaar, en een correcte inschatting van de maandelijkse cash flow.

Om tot een correcte prognose van je personeelskosten te komen dien je dus twee zaken te doen:

1. Maandelijks een provisie aanleggen voor vakantiegeld en de eindejaarspremie
2. Een onderscheid maken tussen de kost en de cash flow impact van personeelskosten in je budget

Om maandelijks een provisie aan te leggen voor vakantiegeld en de eindejaarspremie maak je best goede afspraken met je accountant.

Je personeelskosten forecasten met Monitr

Een onderscheid maken tussen de kost en de cash flow impact van personeelskosten in je budget is complex als je dit in een spreadsheet wil doen. Monitr heeft daarom een berekeningsmodule gebouwd, waarin we op basis van jouw personeelsbestand een budget opmaken voor zowel je resultaat als je cash flow.

Ga je liever praktisch aan de slag? Maak een forecast van je personeelsplan in Monitr.

‍