SaaS P&L: een introductie over profit & loss

Als softwarebedrijf is het van vitaal belang om een degelijk inzicht te hebben op de schaalbaarheid van je onderneming. Hiervoor is een SaaS P&L een geschikt instrument. Maar, wat is een SaaS P&L nu eigenlijk en hoe begin je eraan?

Wat is het nut van een SaaS P&L?

Bedrijven die werken met een SaaS-subscription model zijn meestal verlieslatend in hun eerste levensjaren, doordat ontwikkelingskosten voornamelijk gedragen worden in deze periode. In een latere fase zal er dan meer geld aan sales en marketing gespendeerd worden. Daarom is het belangrijk om de evolutie van de resultaten goed op te volgen. Naast het opvolgen van een aantal SaaS-metrics (later meer hierover), krijg je een goed inzicht in je prestaties door regelmatig je SaaS P&L bij te werken.

Daarnaast kan je door het gebruik van een aangepast formaat je gerealiseerde cijfers beter vergelijken met je budget. Deze informatie gebruiken om je beleid bij te sturen en om je forecast aan te passen (hier komen we later nog op terug in een andere blog).

Niet enkel SaaS software bedrijven kunnen gebruik maken van een SaaS P&L. De inzichten die je uit dit type rapportering haalt kan je ook gebruiken in andere bedrijven die snel willen schalen.

Wat is het verschil met mijn boekhoudkundige rapportering?

Als bedrijf ben je wettelijk verplicht om je cijfers te publiceren in een standaard formaat, dit is je boekhoudkundige (statutaire) rapportering. Deze rapportering is niet aangepast aan de noden van je onderneming en daarom ook vaak geen goede basis om beslissingen te nemen. Het gebruik van een aangepaste management reporting - waarvan een SaaS P&L een voorbeeld is - geeft je een beter inzicht in de prestaties van je onderneming.

Door je kosten op te splitsen per afdeling krijg je een beter zicht op de drijfveren van je resultaat. Je kan deze informatie gebruiken om een antwoord te krijgen op belangrijke vragen:

• Wat is de evolutie van mijn MRR (monthly recurring revenue)?
• Hoe hoog is mijn bruto marge?
• Hoe hoog is mijn CAC (customer acquisition cost)?
• In welke mate schaalt mijn overhead mee met mijn omzet?

Wat zijn de onderdelen van een SaaS P&L

Een SaaS P&L is typisch als volgt opgebouwd:

• Revenue: Splits je revenue in license revenue (MRR) en overige revenue (zoals services, implementaties en andere). Het doel van een SaaS software onderneming is om zoveel mogelijk recurrente omzet met een hoge marge op te bouwen.
• Zorg ervoor dat je de juiste omzeterkenning regels (revenue recognition) toepast op je licentieomzet. Indien je facturatie hebt die over meerdere perioden loopt, dien je de omzet te spreiden over deze periode. (hier komen we later nog op terug in een andere blog).
• Cost of sales: De cost of sales omvatten de kosten die je oploopt om je bestaande klanten te bedienen. Er is een sterk verband tussen deze kosten en de omzet. Deze omvatten onder andere je hosting, licenties die je gebruikt in het product en de kosten van je betaalprovider. Naast deze kosten kan je ook kosten opnemen die je maakt om je product en klanten te onderhouden, zoals personeelskosten van je customer support afdeling en engineers die onderhoud uitvoeren.
• Indien je professional services aanbiedt omvatten deze ook de personeelskosten (in de ruime zin) van je consultants. Zet de cost of sales van license revenue en van services op afzonderlijke lijnen, zo kan je afzonderlijke bruto marges berekenen. Voor je licentieomzet verwacht je een brutomarge van 80 a 90%, voor je services eerder 50%.
• Operating expenses: Als je een schaalbaar business model hebt groeien je operating expenses minder dan je omzet dat doet. Probeer voor elk onderdeel van deze kosten te begrijpen hoe deze zal evolueren bij stijgende omzet, en gebruik deze inzichten in het opmaken van je forecast.

Een SaaS P&L: hoe begin je eraan?

Om een SaaS P&L te bouwen volg je best de volgende stappen:

1. Denk op voorhand na over welke informatie je uit je rapportering wenst te halen. (Bijvoorbeeld je CAC of je bruto marge).
2. Bepaal welke afdelingen je wenst op te volgen. Standaard zijn dit Sales, Marketing, R&D en G&A. Daarnaast komen ook Professional services en Customer support of customer success vaak voor.
3. Leg het formaat van je rapportering vast. Bepaal welke kosten deel uit maken van je bruto marge en welke kosten er deel uitmaken van je overhead.
4. Vertaal (samen met je accountant of financieel adviseur) deze rapportering in een boekhoudkundig rekeningschema. Je kan hiervoor analytische rekeningen (kostenplaats, kostendrager of project code) gebruiken indien beschikbaar, of aparte grootboekrekeningen definiëren.
5. Zorg dat facturen consistent geboekt worden volgens het gekozen rekeningschema. Communicatie met je boekhouder is hier essentieel. Ook je personeelskosten boek je in per afdeling. Stem met je sociaal secretariaat af hoe je dit het beste kan aanpakken. Meestal kan je sociaal secretariaat op de personeelsfiche een afdeling aangeven. Het gebruik van SODA files kan deze boekingen automatiseren. Indien dit niet kan, kan je de loonstaten per personeelslid gebruiken om je kost per afdeling samen te stellen.
6. Maak je SaaS P&L op basis van een export van je grootboek (een detail van al je boekhoudkundige transacties). Gebruik hiervoor aangepaste tools, zoals Monitr, die je tijd besparen en fouten voorkomen.

‍